Inter-News

PORADY

jest wyznaczenie daty realizacji usługi,

ceny oraz dnia odbioru naprawionego

samochodu. Oczywiście w przypadku

serwisów mechanicznych, trudne jest cza-

sami dokładne określenie czasu realiza-

cji, czy podanie dokładnej ceny naprawy

samochodu, ze względu na konieczność

zdiagnozowania usterki. Należy jednak

wtedy przeprowadzić diagnostykę i przed-

stawić klientowi, jakie elementy wymaga-

ją naprawy. Dokument powinien zawierać

również dane adresowe klienta i warszta-

tu oraz dane samochodu (marka, model,

nr rejestracyjny, nr nadwozia). Kom-

plet dokumentów podpisują obie strony,

a wszelkie ewentualne zmiany muszą być

konsultowane. To tyle w zakresie formal-

nym.

Drugim bardzo ważnym dokumentem

o którym już wspominaliśmy jest

pro-

tokół przyjęcia samochodu

. Często

w warsztacie samochodowym połączony

jest ze zleceniem serwisowym. Niezależ-

nie od formy protokołu, musi on zawie-

rać oczywiście dane samochodu, czyli

markę, model, pojemność silnika, następ-

nie szczegółowy opis stanu samochodu

w chwili oddania do warsztatu, uwzględ-

niając wszelkie uszkodzenia, wgniece-

nia, rysy, ubytki elementów w środku

i na zewnątrz. Protokół przyjęcia samo-

chodu obejmuje również przebieg auta,

stan płynów eksploatacyjnych oraz zgodę

na ewentualną jazdę próbną. Doradca ser-

wisowy lub frontman powinien również

dokonać oględzin opon i tarcz hamulco-

wych. To wszystko w przyszłości profituje

brakiem nieporozumień przy wydawaniu

pojazdu oraz pozwala na wychwycenie

ewentualnych niesprawności samochodu.

W tym miejscu należało by nadmienić,

że prowadząc warsztat samochodowy po-

winniście zdawać sobie sprawę z faktu,

że pisemne potwierdzenie odbioru samo-

chodu przez klienta nie zwalnia warsztatu

z odpowiedzialności za wykonaną napra-

wę. Klient ma prawo zgłosić reklamację,

gdy nie jest zadowolony z naprawy jego

samochodu. Pamiętajmy o tym.

Zlecenie serwisowe oraz protokół przyję-

cia samochodu potrzebne są również przy

odbiorze samochodu klienta. Nikt z nas

nie chciałby sytuacji w której to odbiera-

my nasz samochód z warsztatu i dowia-

dujemy się, że koszt naprawy jest wyższy

niż to, co wcześniej ustaliliśmy. Stąd też

oba te dokumenty pokazują Wasz warsztat

w sposób profesjonalny, dbający o jasne

i przejrzyste zasady gry w biznesie.

Klient,

który odbiera samochód powinien po-

siadać przy sobie dowód rejestracyjny

oraz właśnie wskazane wyżej dokumen-

ty. Pracownik powinien wydać samo-

chód tylko posiadaczowi pojazdu (nie-

koniecznie właścicielowi) lub firmie,

która zleciła naprawę, za okazaniem

właśnie tych dwóch dokumentów.

Z punktu widzenia ewentualnych działań

marketingowych, które nazywamy często

posprzedażowymi, należałoby się rów-

nież zastanowić, czy

na zleceniu napra-

wy nie powinna znaleźć się informacja,

aby klient podpisał dodatkowo zgodę

na przetwarzanie jego danych osobo-

wych w celach marketingowych

. Jeśli

takiej zgody klient nie wyrazi, warsztat

(teoretycznie) nie może się z nim kontak-

tować, poza kwestiami aktualnej naprawy

(umowy).

Z naszych doświadczeń wynika, że to wła-

śnie tak szczegółowe informacje, o któ-

rych piszemy, a które powinny być ujęte

w protokole przyjęcia samochodu lub

zleceniu serwisowym powodują, że duża

część warsztatów samochodowych nie ko-

rzysta z tych dokumentów podczas proce-

su przyjęcia samochodu klienta.

Zastanówmy się w takim razie dlaczego

protokół przyjęcia samochodu oraz zle-

cenie serwisowe są tak ważne z punktu

widzenia prowadzenia serwisu samocho-

dowego. Najkrócej można by powiedzieć,

że oba te dokumenty zabezpieczają Wasz

spokój i komfort psychiczny, a to bezcen-

ne. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo,

kiedy

takie dokumenty w sytuacji ewen-

tualnego pomówienia przez klienta Wa-

szego warsztatu, mogą być koronnym

dowodem wskazującym na Waszą nie-

winność

. Brzmi to może bardzo górno-

lotnie, ale przecież licho nie śpi, prawda?

W życiu prywatnym ubezpieczamy nasz

dom lub mieszkanie, nie dlatego, że coś

nam grozi lub spodziewamy się, że pęknie

nam wężyk doprowadzający ciepłą wodę

do kranu w kuchni, ale dlatego, żeby spać

spokojnie. Podobnie jest z dokumentami

serwisowymi, które w sytuacjach spor-

nych mogą pomóc wam ustrzec się przed

szeroko rozumianymi problemami natury

prawnej lub finansowej.

Prowadząc warsztat samochodowy mu-

sicie liczyć się z różnymi sytuacjami.

Zarysowany element karoserii, stan licz-

nika wyższy w momencie odbioru samo-

chodu niż jego przyjęcia, zaginięcie war-

tościowego przedmiotu w pozostawionym

samochodzie to tylko trzy przykładowe

sytuacje, z którymi możecie się spotkać

w Waszej pracy. Można by wskazać o wie-

le więcej przykładów, których nikomu nie

życzymy. To właśnie wtedy tak bardzo po-

trzebnym i nieodzownym dokumentem,

który może wam pomóc może okazać się

protokół przyjęcia samochodu lub zlece-

nie serwisowe.

Mamy nadzieję, że ten artykuł przekonał

Was do tego, jak ważnymi dokumenta-

mi z punktu widzenia dzisiejszej obsłu-

gi klienta w warsztacie samochodowym

są protokół przyjęcia samochodu i zlece-

nie serwisowe.

Może warto się zastanowić i kosztem cza-

sami tych pięciu dodatkowych minut oraz

zmiany naszych „starych” przyzwyczajeń

wprowadzić te dokumenty w procesie

obsługi klienta w Waszym warsztacie i za-

pewnić sobie poczucie pewnego komfortu

i spokoju.

Dokumenty przyjęcia samochodu

to gwarancja bezpieczeństwa dla

klienta i warsztatu